Naarmate de rol van het kantoor afneemt, investeren bedrijven hun spaargeld in werken op afstand

CFO Sean Quinn nam een ​​gemaskerde selfie voor een spandoek met de tekst: “Het is geen vaarwel, het is Zoom you later!” Maar hij vroeg zich af: “Wat zijn we als we geen kantoor zijn?”

Het antwoord blijkt een bedrijf te zijn dat $ 9 miljoen per jaar bespaart op onroerend goed – en het meeste van dat geld gebruikt om zich volledig te concentreren op werken op afstand.

De pandemie heeft bedrijven gedwongen om de rol van het kantoor in de werkende wereld, omdat medewerkers hebben bewezen hoe efficiënt en gelukkig ze kunnen zijn om hun werk op afstand te doen. Veel bedrijven behouden hun kantoren en passen hun indeling aan om flexibelere samenwerkingsruimten te creëren.

Maar bijna een kwart van de werkgevers heeft hun werkruimte sinds het begin van de pandemie verminderd, volgens onderzoeks- en adviesbureau Global Workplace Analytics, dat gespecialiseerd is in hybride en externe strategieën. En enkelen zijn drastisch aan het inkrimpen en investeren het geld dat ze eerder aan vierkante meters hebben uitgegeven om hun vermogen op te bouwen om te werken met werknemers die overal verspreid zijn.

Het nieuwe samenwerkingscentrum van Vistaprint is een grote inkrimping van het oude kantoor, aangezien het bedrijf eerst op afstand gaat verhuizen. Jonathan Wiggs / Globe Staff

Ze kopen technologie om virtuele samenwerking mogelijk te maken. Ze helpen werknemers betalen voor telefoondiensten en wifi, sta-bureaus en ergonomische bureaustoelen, evenals abonnementen op meditatie-apps en Peloton-cursussen. Een nieuw rekruteringsbedrijf dat volledig ver van Boston ligt, gebruikt zelfs een deel van zijn spaargeld om zonnepanelenparken te bouwen om de koolstofemissies die zijn kantoren in de loop der jaren hebben geproduceerd, te compenseren.

Tot dusverre zijn dramatische verminderingen van de fysieke ruimte meer uitzondering dan regel, zegt Mark Bruso, senior onderzoeksdirecteur bij commercieel vastgoedbedrijf JLL. Bedrijven zijn vóór de pandemie in een recordtempo aangetreden in Boston, zei hij, met veel ondertekening van huurovereenkomsten van 10 tot 15 jaar die hen nog enige tijd vasthielden.

En het kantoor verlaten is niet voor iedereen weggelegd.

Een derde van de bedrijven die proberen “overal te werken”, zal falen, voorspelt het in Cambridge gevestigde Forrester Research, dat zojuist heeft aangekondigd dat het werknemers ook overal zal laten werken. Maar de besparingen zijn moeilijk te negeren.

Wanneer werknemers de helft van de tijd op afstand werken, besparen bedrijven volgens Global Workplace Analytics bijna $ 11.000 per werknemer per jaar, rekening houdend met de extra kosten van externe technologie en thuiskantoorapparatuur. De besparingen worden gegenereerd door verhoogde productiviteit en lagere omzet, ziekteverzuim en vastgoedkosten, uitgaande van een ruimtebesparing van 25%.

Interactions, een bedrijf voor virtuele AI-assistenten in Franklin, stond op het punt een huurovereenkomst te ondertekenen voor een stoel van 50.000 vierkante meter – een verdubbeling van de vorige ruimte – toen COVID toesloeg. In plaats van te verhuizen, verkleinde het 400-koppige bedrijf tot 8.000 vierkante voet in het gebouw dat het al bezet en sloot het twee kantoren elders. De verhuizing bespaarde het nu overwegend afgelegen bedrijf 5,6 miljoen dollar, zei personeelsdirecteur Mary Clermont, van wie de meesten herinvesteren in werknemers door middel van promoties, van een matchverhoging 401 (k) en nieuwe beloningen en leerplatforms.

Aan het einde van de bestaande huurovereenkomsten is het bedrijf van plan om zijn voetafdruk verder te verkleinen. Toen Clermont vorige week het hoofdkantoor van Franklin bezocht, zei ze, was er niemand. “Het was ik en mijn hond, dat is alles.”

Het in Boston gevestigde wervingsbureau Aquent bespaart ongeveer $ 600.000 per maand door de meeste van zijn 35 kantoren over de hele wereld te laten vervallen. Naast het betalen om de thuiskantoren van zijn 720 werknemers uit te rusten en abonnementen op coworking-ruimtes te kopen voor degenen die ze nodig hebben, investeert het bedrijf ook in peer-groepen van werknemers, het opleiden van leiders om betere digitale facilitators te worden en budget voor maandelijkse webinars over welzijn en team gebouw. Activiteiten. Het bedrijf ging zelfs zo ver dat het professionele muzikanten inhuurde om werknemers te helpen een lied met een Aquent-thema te schrijven. Aquent versterkt ook zijn maatschappelijk verantwoord ondernemen door vier zonnepanelen te bouwen in Indiana en Ohio om de CO2-uitstoot van het bedrijf in de afgelopen 35 jaar te compenseren. Met zo weinig kantoren en zo weinig woon-werkverkeer verwacht Aquent begin volgend jaar “CO2-negatief” te zijn.

Bij Cimpress werd de afstandsbediening eerst geholpen door een beetje geluk. Leidinggevenden wisten dat ze altijd wat fysieke ruimte wilden hebben, en ZoomInfo, een business intelligence-platform met een kantoor van 70.000 vierkante meter op anderhalve kilometer van Interstate 95, wilde uitbreiden. Bedrijven hebben daarom van plek gewisseld.

Cimpress renoveerde de eerste verdieping van het oude ZoomInfo-gebouw tot een “collaboration center”, een strakke, moderne ruimte met hokjes en whiteboards. Medewerkers kunnen vergaderzalen boeken op een touchscreen in de lobby, niet ver van de muur van kerstkaarten die worden verstuurd door medewerkers die misschien nooit een voet binnen het gebouw zullen zetten. Boven is een ‘Concentration Floor’ met bureaus die via een QR-code te boeken zijn en aan het ene uiteinde een ‘Quiet Workspace’. De derde verdieping, die wordt gebruikt voor opslag, wordt onderverhuurd. Buiten is de grote parkeerplaats grotendeels leeg.

Er is plaats voor 250 personen, maar slechts zo’n 20 tot 30 per dag kom nu binnen, zei Sara Emerson, manager van de conciërgediensten van het bedrijf en een van de drie mensen die dagelijks komen om de zaak te beheren.

Met inbegrip van de vermindering van de ruimte in Europa en de sluiting van zijn kantoor in Washington, DC, verminderde Cimpress zijn vloeroppervlak met bijna 300.000 vierkante voet – met verdere dalingen verwacht. Dat is een besparing van $ 9 miljoen per jaar op huur, nutsvoorzieningen en onderhoud, waarvan $ 7 miljoen in eerste instantie wordt geïnvesteerd in de externe werkervaring van het bedrijf.

Het wervingsproces is veel robuuster dan vroeger, zegt Brittany Sohns, hoofd van onboarding op afstand, die deel uitmaakt van een nieuw team van zeven op afstand en werkt vanuit Gloucester. Nieuwe medewerkers – het bedrijf heeft wereldwijd 14.000 mensen – beginnen aan een 100-daags programma, volgen cursussen op het 360Learning-platform om meer te weten te komen over de geschiedenis van het bedrijf en volgen trainingen. als “Welzijn op afstand” via Udemy.

Cimpress heeft zijn netwerkbeheercentrum naar de cloud verplaatst, zodat het IT-team overal ter wereld bedrijfswebsites en -systemen kan bewaken. In plaats van een sportschool krijgen medewerkers $ 600 korting op een Peleton-fiets en een derde op het maandelijkse lidmaatschap. Iedereen krijgt ook $ 500 om een ​​thuiskantoor op te zetten en $ 100 per maand om te betalen voor wifi, airconditioning en andere diensten die door het bedrijf worden geleverd.

Tot nu toe lijkt alles te werken. In een onderzoek dat in oktober werd gehouden, bleek de score voor medewerkersbetrokkenheid was vier keer hoger dan in 2019. Het aantal sollicitanten is verviervoudigd sinds het bedrijf vertrok, onder meer omdat er minder geografische beperkingen zijn.

“Ik denk dat de hybride misschien wel de slechtste plek is om te landen, omdat je een beetje in het midden zit”, zegt Quinn, CFO van Cimpress. Haar bedrijf heeft ervoor gekozen om verder te gaan en eerst op afstand te gaan, wat betekent dat het op het randje is. ‘En dat betekent niet dat we gelijk krijgen’, zei hij.

Tussen de krappe arbeidsmarkt en de nieuwe gewoonten die tijdens de pandemie zijn gevormd, waar mensen nu werken, hangt in zekere zin van hen af, niet van het bedrijf, zei Quinn.

Het is te vroeg om te zeggen hoe de grootse ervaring van werken op afstand zal uitpakken, maar voor Cimpress is er in ieder geval geen terugblik.


Katie Johnston is te bereiken via katie.johnston@globe.com. Volg haar op twitter @ktkjohnston.

Leave a Comment